Hvis du bruker Gmail-e-posten din til både arbeids- og personlige forhold, er innboksen din sannsynligvis et rot. Da vi brukte Outlook, var vi vant til å lage mapper og flere mapper for å holde meldingene våre klassifiserte.
Faktisk ga det oss følelsen av at det med Gmail er vanskeligere å organisere. Men i virkeligheten er det ikke slik. Googles e-post har til rådighet et stort antall verktøy som kan hjelpe oss (og mye) med å holde posten i orden .
I dag vil vi gi deg noen tips. Slik at Gmail- innboksen din slutter å være ditt verste mareritt . La oss gå dit!
Tilpass innboksen din
For en stund nå tilbyr Gmail oss muligheten til å klassifisere meldinger gjennom faner. Dette er et super viktig alternativ, fordi det (endelig) legger igjen meldingene som tilsvarer abonnement, tilbud og andre reklameindviklinger . Og det gjør nøyaktig det samme med varsler for sosiale nettverk og andre tjenester du abonnerer på.
Det første du bør gjøre er å aktivere disse kategoriene. Hvis du allerede har dem, har du muligheten til å legge til flere. Og for å gjøre dette, trenger du bare å trykke på Mer-knappen, som ligger helt til høyre på skuffen. Du vil se at du kan velge følgende: Main, Social, Promotions, Notifications and Forums .
Men du kan fortsatt tilpasse innboksen din ytterligere. Og hjelpe deg ved å markere meldingene som er viktigst. I alternativet Innboks klikker du på den lille pilen for å velge hvilken type innboks du vil ha .
Velg å se det viktigste eller uleste først for å organisere deg etter dine behov . På denne måten vil ingen andre e-postmeldinger gå tapt i limbo.
Bruk fargede etiketter og stjerner
Har du noen gang brukt fargede etiketter og stjerner? Du finner etikettene som standard, og du kan opprette dem fra hver e-post. Du kan også gjøre det fra venstre side av innboksen. Trykk på Mer og velg Opprett ny etikett. Du må gi det et navn og klikke på Opprett. Da kan du også velge en farge.
Etikettene vises på venstre side av siden. Så du kan alltid se alle e-postmeldingene som er klassifisert under den taggen .
Et annet alternativ er fargede stjerner. Inne i innboksen kan du klikke til venstre for meldingen for å skille deg ut . Hvis du har meldingen åpen, trenger du bare å klikke Mer og Fremhev. Men hva om jeg vil ha andre stjerner og fargede skilt? Trykk så mange ganger du vil hente den du trenger.
Hvis du ennå ikke har aktivert de fargede stjernene, må du få tilgang til delen Innstillinger. Bare klikk på tannhjulet (øverst til høyre på siden) og gå til Stars-delen . Dra stjernene du vil bruke til delen "I bruk". Lagre endringene nederst på siden.
Sorter meldinger automatisk
Hvis du allerede har opprettet alle nødvendige mapper og etiketter, er det viktig at du oppretter en regel slik at når du går inn i innboksen din, klassifiseres disse meldingene automatisk. Gå til e- postinnstillingene og klikk på kategorien Filtre og blokkerte adresser.
Klikk på Opprett et nytt filter. Du må angi parametrene du vurderer. For eksempel meldinger fra en bestemt avsender (eller flere), bestemte emner, nøkkelord ... Velg deretter Opprett filter . Du kan velge forskjellige alternativer. Når du er ferdig, klikker du på den blå Opprett filterknappen.
Aktiver forhåndsvisning
Forhåndsvisningsfunksjonen er en funksjon som har vært tilgjengelig i lang tid, men sannheten er at den fortsatt er i Gmail-laboratoriet. Det den gir deg er muligheten til å lese en melding uten å måtte åpne den . På denne måten, hvis du har hundrevis og hundrevis av meldinger å åpne, vil denne funksjonaliteten være bra for deg å organisere deg bedre.
For å aktivere forhåndsvisningen, gå til Innstillinger og Labs-fanen. Finn forhåndsvisningsfunksjonaliteten og velg Aktiver. Ikke glem å lagre endringene når du er ferdig.
Slett unødvendige filer
Hvis du er en av de som mottar mange e-poster om dagen, bør du slette unødvendig innhold. Ikke glem at Google bare tilbyr 15 GB, og at du snart kan fylle dem. I dette tilfellet er det best å tømme søpla. Du kan også tømme spam, fordi det er mest sannsynlig at hundrevis av meldinger vil samle seg der.
Men hvis det som bekymrer deg, er de tyngre meldingene, anbefaler vi at du utfører et søk i baren, med angivelse av "større" , etterfulgt av et kolon og størrelsen du vil søke etter. Du kan for eksempel indikere meldinger på opptil 50 megabyte "50 m". Det eneste du må gjøre videre er å slette meldingene du ikke trenger.
Motta varsler på skrivebordet
Hvis du vanligvis jobber på datamaskinen din og ikke vil se på Gmail-skuffen hele tiden , må du aktivere skrivebordsvarsler. På denne måten vil du umiddelbart se e-postene du har mottatt, og du kan åpne dem hvis du anser dem som viktige.
For å aktivere dette alternativet, gå til Innstillinger- delen og gå til Varsler på skrivebordet . Velg Aktiver nye e-postvarsler, Aktiver viktige e-postvarsler eller Deaktiver e-postvarsler. Lagre endringene.
Gjør smartere søk
Det er viktig å raskt finne filene du trenger for å komme deg videre i ditt daglige liv. Du kan ikke kaste bort tid på å bla opp og ned på sidene i e-posten din . Du har forskjellige alternativer for å begrense søkene dine:
- fra: og et for- og etternavn (hvis du vil), for å finne alle meldingene som noen har sendt deg
- emne: å finne et bestemt emne
- har: vedlegg for å finne meldinger med vedlegg. Hvis du vil, kan du kombinere dette alternativet med fra: og personens navn for å finne noens vedlegg
- - (en bindestrek) for å ekskludere bestemte termer, hvis du vil utelate spesifikke meldinger som du har utvekslet med noen eller om et bestemt emne
- ELLER: når du ikke vet hvordan du skal søke, for eksempel fra: ana ELLER fra: jesús
- "" (Sitater): hvis du vil søke etter veldig spesifikke ord
- () (parenteser) : hvis du vil bli med i to uatskillelige konsepter
- i: og navnet på mappen du vil finne
Med disse tipsene vil du ha organisert innboksen din ganske bra. Så det eneste du må gjøre er å sette dem i praksis og bli vant til hvordan de fungerer. Hvis du følger disse tipsene, vil Gmail-innboksen misunnes i nabolaget ditt.