Store eller mellomstore selskaper har et system med faktureringsprogrammer som hjelper dem med å holde regningene og løpende eller ekstraordinære utgifter grundig. Imidlertid klarer de små frilanserne vanligvis så godt de kan. Noen ganger holder de oversikt over fakturaene i Excel-dokumenter. Og i verste fall kan de til og med gjøre fakturaene i et enkelt Word . Dette, i det lange løp, ender opp med å bli et problem.
Først og fremst fordi enhver frilanser - uansett hvor liten - må ha en uttømmende kontroll over økonomien. Forsikre deg om at alle fakturaene er i orden, at tilbakeholdelsen er korrekt beregnet og at du til slutt mottar og betaler betalingene fra leverandørene i tide .
På Internett er det utallige forslag, både for programvare og online-tjenester, for å håndtere fakturering. Imidlertid tilbyr de fleste av dem oss en gratis prøveperiode, og fortsett deretter til en betalt tjeneste , som ikke alltid er lett for mange frilansere å anta.
Uansett situasjon, hvis du vurderer å organisere fakturaene og holde god kontroll over utgiftene dine, vil vi i dag anbefale et verktøy vi har testet. Og det gjør underverker for oss. Det er også gratis og inkluderer ikke noen prøveperiode eller begrensning på funksjonene.
Selfconta, et gratis system for å beholde faktureringen
Vi har prøvd og søkt på mange verktøy, men dette er en av de som har overbevist oss mest. Faktisk har vi allerede fakturering gjennom Selfconta. Dette kalles dette systemet.
Det er intuitivt, brukervennlig og inneholder veldig hjemmelagde meldinger og veibeskrivelser. Dette er ikke mot deg, snarere motsatt. Og det gjør at oppgaven med å lage faktura ikke en prøvelse en gang for alle . Spesielt hvis dette er det du liker minst med jobben din. For når det gjelder selvstendig næringsdrivende, må du anta alt!
Men begynn å bruke Selfconta nå. Alt du trenger å gjøre er å få tilgang til denne siden og registrere deg. Klikk på Registrer deg gratis! og skriv inn e-postadressen og passordet ditt. Ved å opprette en konto vil du begynne å få tilgang til dette faktureringsverktøyet. Det vil også være nødvendig å ta med dataene dine som frilanser eller selskap , fordi disse må vises på alle fakturaene dine.
Når du er inne, anbefaler vi at du lagrer adressen til //mispapeles.es/login.php i favorittene dine. Herfra har du direkte tilgang til fakturering når som helst du vil.
Hvordan begynne å lage fakturaer
Når du er inne, vil du se at du ikke har inntekter eller utgifter til å begynne med. Det er normalt, du har ikke blitt løslatt ennå! For å opprette en første faktura, klikk på Inntekt (det første alternativet på den øverste linjen). Bare klikk på Opprett-knappen.
En tom side åpnes, og du må oppgi de første dataene . Dette inkluderer:
- Kundenavn
- Kunde-ID / CIF
- Dato (hvis du ikke endrer den manuelt, vises dagens dato)
- Fakturanummer (en tildeles fortløpende)
Legg til kundedata
Hvis klienten er ny, må du oppgi alle fullstendige data. I dette tilfellet aktiveres et vindu automatisk, og her kan du sette inn navn og postnummer. Hvis kunden blir identifisert innen Selfconta , vil de andre dataene sannsynligvis legges til automatisk. Dette kan skje i tilfeller av store selskaper eller som allerede har blitt identifisert av andre Selfconta-brukere.
Hvis systemet ikke gjør det enklere for deg, må du være den som legger til DNI / CIF og de valgfrie dataene (land, provins, by, adresse, kontaktperson, telefon og e-post). Hvis du skriver inn en e-postadresse, vil Selfconta ha ansvaret for å sende fakturaen direkte til klienten (så lenge du har gitt denne bestillingen).
Legg til konseptene på fakturaen
La oss nå fortsette med konseptene, den sentrale delen av fakturaen. Her må tjenestene eller produktene du har tilbudt klienten din og som du vil motta den tilsvarende betalingen for , spesifiseres . I den første boksen må du velge om du har solgt varer, om du har levert en tjeneste eller om det er leieinntekter. Selv om du bør vite at her kan du generere produktet eller tjenesten du foretrekker. Du har absolutt frihet til å tilpasse den til dine behov og dine bedrifters.
Deretter må du skrive inn beskrivelsen av produktet eller tjenesten , mengden, enhetsprisen, og hvis du skal bruke rabatt. På slutten av den samme linjen vil du se at det er to bokser for skatt. Den første gjelder merverdiavgift (velg gjeldende sats, enten 20, 10, 4 eller 0%) og den andre for personlig forskuddstrekk (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% og 24%).
Husk at disse må brukes for hvert eneste konsept og ikke til slutt, slik det vanligvis gjøres i mange fakturaer. Ta en god titt på dette, for hvis du ikke skjønner det, kan du glemme det og ende opp med å generere feil faktura.
Systemet beregner automatisk prosentandelen. I tillegg til å legge til og trekke alle nødvendige mengder . Det du får til slutt vil være en komplett faktura, uten feil og med alle beregningene som er brukt.
Inkluder informasjon om innsamlingssystemet
Nederst på fakturaen må du angi betalingsmåten . Her har du forskjellige alternativer (sjekk, kontanter, kreditt, refusjon av innskudd, gjeldsbrev, PayPal, autogiro, bankoverføring, kredittkort og bankoverføring). Avhengig av alternativet du velger, vil det være nødvendig å indikere en bankkonto.
Når du er ferdig, klikker du Lagre eller Lagre og avslutter hvis du vil hente en ny faktura eller lukke faktureringsprogrammet. Innenfor samme seksjon har du muligheten til å sende fakturaen til kunden (via e-post) eller skrive den ut, enten på papir eller å generere et PDF-dokument.
Hvordan lage gjentatte fakturaer
Selfconta inkluderer forskjellige alternativer for å gjøre dette faktureringssystemet mer personlig og praktisk. En av de viktigste er den som heter Recurring Bills . Hvis du alltid tilbyr den samme tjenesten til en kunde og betaler for en månedlig tjeneste, kan du aktivere dette alternativet.
Dette er en funksjon som lar deg sende en tilbakevendende faktura til en kunde månedlig. På denne måten, for eksempel hvis du fakturerer 300 euro per måned for en bestemt tjeneste , vil det ikke være nødvendig at du genererer fakturaen manuelt hver måned. Selfconta tar seg av å gjøre det med alle dataene du har lagt inn.
I tillegg må du ha lagt til kundens e-postadresse, slik at systemet kan sende den automatisk. Og du trenger ikke engang å takle det. For å aktivere dette alternativet, få tilgang til en av de genererte fakturaene og bla til bunnen. Når du er her, sjekk alternativet Lag gjentakende . Du trenger ikke gjøre noe annet.
Hvis du vil se hva dine gjentatte regninger er, går du bare til alternativet Inntekt> Gjentatte regninger . Herfra vil du kunne utføre alle trinnene du anser som nødvendige for denne typen faktura.
Tilpass fakturaer
Hvis du vil, vil Selfconta også tilby deg muligheten til å tilpasse fakturaene dine. På denne måten kan du tilpasse dem til din smak (estetiske) og velge de fargekombinasjonene du liker best. For å gjøre dette, klikk på Innstillinger-knappen (det er tannhjulet øverst til høyre) og velg Fakturadesign .
Her kan du få tilgang til forskjellige design , laste opp logoen din, velge kombinasjonen av to farger og to typer bokstaver, en for titlene og den andre for teksten. På slutten vil du også kunne velge om du vil legge til bokser for valgfrie data (Tittel, Betalingsfordeling, Kommentarer, Rabattprosent, Trekkprosent og Telefon). Når du er ferdig, klikker du på Lagre-knappen.
Hvordan kontrollere utgiftene, lage budsjetter og følgesedler
Hvis du vil, kan du bare bruke dette verktøyet til å kontrollere fakturaene dine . Spesielt hvis du allerede har hjelp fra en leder. Men hvis dette ikke er tilfelle og du vil beholde fullstendig kontroll over økonomien din som frilanser, har du muligheten til å legge utgifter til systemet. Fremgangsmåten er nøyaktig den samme som du bruker til å registrere fakturaer.
Bare i dette tilfellet må du klikke på Utgiftsdelen. Trykk på Opprett- knappen for å legge til en ny utgift og velge leverandør. Du kan angi det på samme måte som du genererte en kunde. Og gjenta det så mange ganger som nødvendig.
På den annen side bør du huske at innenfor administrasjons- og administrasjonsoppgavene vil det også være å utarbeide budsjetter og leveringsbrev . Dette er et alternativ som du finner i Mer-delen. Herfra kan du opprette alle disse dokumentene og holde dem i orden.
I tillegg kan du også laste ned rapporter for å kontrollere dine egne utgifter . Du kan laste dem ned i Excel-format, for å administrere dem senere i henhold til dine behov.
Se inntektene og utgiftene dine i en graf
Ting ser alltid bedre ut hvis de er på en graf. Og det samme vil skje med inntektene og utgiftene dine. Så snart du får tilgang til dette verktøyet, vil du se et sammendrag av all din økonomiske informasjon (forutsatt at du selvfølgelig har oppgitt den). Dermed kan du raskt sjekke følgende:
- Hvor mye har du fakturert?
- Hvor mye skylder de deg?
- Hvor mye har du tjent?
- Hvor mye vil du betale i merverdiavgift?
Dette vil gjøre deg veldig bra for å unngå overraskelser når det gjelder å betale kvartalsskatten. Og du vil kunne få en veldig tilnærmet ide - for ikke å si nøyaktig - om pengene du må spare eller administrere. Øverst på skjermen, rett over grafene, kan du gjøre et utvalg etter måneder, kvartaler eller år .
Hvis du vil, kan du også angi hva målene dine er, både i inntekts- og utgiftsdelen. Du må bare klikke på Tilpass-knappen . En side vises for inntekter og utgifter for hele året. Bare skriv inn tallene for hver av månedene og trykk Lagre-knappen. Hver gang du åpner verktøyet, kan du sjekke om du har nådd målene dine.