10 + 1 triks for å bli en Hotmail Outlook-e-postmester

10 + 1 triks for å bli en Hotmail Outlook-e-postmester

Er du en av dem som fremdeles foretrekker den klassiske Microsoft-e-posten fremfor Google? Eller den typen som må bruke Outlook (den gamle Hotmail) i stedet for Gmail for jobben? Vel, ikke gå glipp av denne serien med triks for å gjøre e-postadministrasjonen din mer komfortabel, personlig og enkel. Og det er mange verktøy du bør vite om Hotmail / Outlook som kan hjelpe deg i din dag til dag.

1. Hvordan bruke mørk modus

Det er en generalisert trend som kommer direkte fra mobiltelefoner. Noen bruker den for å prøve å unngå å anstrenge øynene når de tilbringer timer foran telefonen. Andre benytter seg av det for å prøve å utvide batteriet på mobilen. I dette tilfellet kan du også bruke Outlooks mørke modus på datamaskinen din, noe som forhindrer at synet ditt blir skadet av lysstyrken.

mørk modus

Du må bare gå til tannhjulet i øvre høyre hjørne. Når det vises, vil du se funksjonen Mørk modus . Slå den på for å endre utseendet til all e-post, bytte farger og hvitt for svart og grått. Selvfølgelig er noen temaer ikke tilgjengelige i den mørke versjonen, så du må velge å endre designet til den enkleste måten og deretter aktivere mørk modus for å kunne bruke det til din fordel.

Og vær forsiktig fordi det mørke temaet også er tilgjengelig i mobilapplikasjonen. Du kan aktivere den ved å vise sidemenyen med knappen med de tre stripene, her får du tilgang til konfigurasjonen. Bla deretter ned til Innstillinger-delen, der du finner undermenyen Tema . Ved å klikke på det kan du velge mellom det vanlige lyse temaet, det mørke eller det som er opprettet ved batterisparing. På denne måten kan du nyte hvilket som helst tema eller begge deler, avhengig av ladningsnivået på mobilen din.

2. Organiser kalenderen din

Det er en avansert funksjon som er mest interessant hvis du bruker din basale e-postmelding til arbeidet ditt og din daglige. Det vil si at hvis du vil tilordne en e-post med indikasjoner til en dato, kan du gjøre det for å opprette et organisasjons- og produktivitetsverktøy fra denne e-posten. Direkte på skrivebordet og uten å måtte gjøre noe i det hele tatt. Bare det følgende.

kalender

Klikk på kalenderikonet på den øverste linjen, på venstre side av vinduet. Her har du muligheten til å organisere kalenderen eller oppgavene du må gjøre for denne dagen. Det er så enkelt som å dra en e-post fra innboksen til høyre, kalenderen. Dette åpner et nytt vindu slik at du kan organisere denne informasjonen som en oppgave eller en avtale. Alt dette med e-postinformasjonen direkte i oppgaven. Så du vil ha alt for hånden, og du vil vite hva du må gjøre til enhver tid.

3. Oppgavelister

Imidlertid, hvis du trenger å organisere oppgaver i stedet for avtaler, må du også gjøre det med Outlook uten å bruke andre verktøy eller en agenda. Det vil si at du kan generere de daglige oppgavene dine og samle inn all informasjonen samlet i en e-post, slik at ingenting skjer med deg.

oppgavelister

Klikk på kalenderikonet øverst til høyre på skjermen for å vise dette alternativet. Og i stedet for å holde deg i kalenderen, klikker du på Gjør- alternativet . Her kan du opprette oppgaver som å organisere en fest, handle eller andre mer forseggjorte handlinger. Det interessante er at du kan dra e-postene til de forskjellige oppgavene som er opprettet for å få denne informasjonen organisert i henhold til oppgavene.

4. Notater verktøy

Outlook er mye mer enn bare et e-postverktøy. Du har sett det med ovennevnte funksjoner, men du kan også sjekke det ved å bruke det som et notatverktøy. Noe som betyr at du ikke en gang trenger en agenda for å ha med deg all informasjonen.

notater

På venstre side av skjermen, ved siden av de forskjellige postkassene, er det en seksjon som heter Notes . Her kan du legge til forskjellige notater slik at du ikke glemmer noen informasjon. Du kan også lage en fargekode for forskjellige notater, bruke ressurser som lister og tekstformater, etc.

5. Gå tilbake til det klassiske formatet

Samtaleformatet i e-post kan være veldig praktisk når du krysser mange meldinger med en annen bruker. En måte å organisere på emner og ikke ha innboksen full på. Men hvis du er en av de klassiske brukerne som foretrekker å ha hver nye melding øverst på skuffen, er dette hva du bør gjøre.

klassisk format

Bare klikk på tannhjulet for å vise de grunnleggende Outlook-innstillingene. Her vil du se en spesiell del om samtalevisningen . Du har tre alternativer: Vis de siste meldingene øverst, vis de siste meldingene på slutten av samtalen, eller hva som kan interessere deg i dette tilfellet: deaktivert. Med dette siste alternativet vil postkassen slutte å gruppere svarene og vise hver melding hver for seg.

6. Automatisk rengjøring av post

Det er en formel for å automatisere e-postrengjøring i Outlook. Det vil si en måte å planlegge at e-postmeldinger skal forsvinne fra innboksen din for å forhindre at den blir mettet. Alt du trenger å gjøre er å lage en regel eller tidsplan og deretter bruke den på rengjøring.

postrengjøring

Vis Outlook-innstillingene på tannhjulet. Se deretter på slutten av denne kategorien for muligheten til å få tilgang til resten av innstillingene, som vil få opp et nytt popup-vindu.

I dette avanserte innstillingsskjermbildet klikker du på Regler for å lage den ovennevnte tidsplanen. Her kan du nevne regelen, men det viktige er at du lager et kriterium. Vis alternativfeltet for Velg en tilstand og se her etter kriteriene for meldingsstørrelse. Du kan velge minimum eller maksimum, slik at e-postene som samsvarer med dette kriteriet, blir eliminert. Du må selvfølgelig velge antall kb for at dette skal skje. Og selvfølgelig må du velge slettealternativet. Det vil være riktig formel slik at disse meldingene ofte slettes.

7. Lag en signatur for e-postene dine

Det ser profesjonelt ut, det er nyttig å unngå å kaste bort tid på å videresende kontaktinformasjon, og du kan automatisere alt. Signaturene på e-postene skadet aldri . Og Outlook lar deg enkelt lage dine egne.

e-post signatur

Alt du trenger å gjøre er å vise innstillingene på tannhjulet og deretter få tilgang til de avanserte alternativene nederst i rullegardinmenyen. Med dette vises et nytt vindu der du må klikke på Mail , og deretter på Skriv og svar .

Med dette får du en meny der du kan skrive signaturen du ønsker. Det gode er at du i tekstboksen også har format- og fargevalg for å overlate alt til din smak. Du kan også legge til bilder og lenker . Men fremfor alt, husk å sjekke alternativet for å inkludere signaturen i hver nye e-post du skriver, og også i videresendinger og svar, hvis det er det du vil.

8. Lag automatiske svar

Når du drar på ferie eller bestemmer deg for å legge et arbeidsproblem på vent, kommuniserer du det enten til alle eller lager automatiske svar, slik at du ikke trenger å jobbe utallige ganger med det samme. Og Outlook tillater det.

automatiske svar

Alt du trenger å gjøre er å vise innstillingene og få tilgang til delen for avanserte innstillinger på slutten av denne listen. I det nye vinduet som vises, klikker du på Mail og deretter på undermenyen for automatiske svar.

Her må du aktivere funksjonen og skrive meldingen du vil sende automatisk til alle innkommende e-postmeldinger i innboksen din. Selvfølgelig kan du også spesifisere at disse svarene bare sendes til meldinger som kom mellom bestemte datoer, eller bare til bestemte kontakter.

9. Last ned alle meldingene dine

Trenger du å rydde opp i e-posten din uten å miste en eneste detalj? Vel, det er et interessant alternativ for dette: last ned alle e-postmeldingene dine. Noe som Outlook lar deg gjøre på følgende måte.

last ned meldinger

Vis innstillingene og få tilgang til den avanserte menyen med det siste alternativet i denne menyen. I popup-vinduet må du gå til Generelt-delen og deretter klikke på undermenyen Personvern og data. Her vil du komme over funksjonen Eksporter postboks . Selvfølgelig kan prosessen ta opptil 4 dager . Når sikkerhetskopien er klar, vil du motta en ny e-post med en lenke for å laste ned alt innholdet til datamaskinen din.

10. Unngå distraksjoner

Hvis du er en mobilbruker, kan du unngå distrahering av å motta e-post annenhver tredje på smarttelefonen. Fordi det er nyttig å alltid ha posten tilgjengelig, men det kan være opprivende å bli varslet ved hvert trinn. Det er derfor det er en formel for å unngå forstyrrelser og ikke bli varslet med hver innkommende melding i mobilapplikasjonen.

unngå distraksjoner

Du må bare åpne applikasjonen og brette ut sidemenyen på venstre side. Klikk på de tre stripene øverst til venstre for dette. Klikk deretter på bjelleikonet ved siden av e-postadressen din. Her kan du stille tidene du vil forbli uten advarsler. Det kan være manuelt, til du deaktiverer det, i en enkelt time, eller til og med neste dag. Du har også flere alternativer for å planlegge nedleggelse av varsler under turer, møter og andre arrangementer i kalenderen din.

11. Raske handlinger i appen

En annen av fordelene ved å bruke Outlook på mobil er hastigheten når det gjelder å administrere innboksen. Takket være utformingen kan vi utføre handlinger direkte uten å skrive inn meldingen, som lar oss direkte slette eller arkivere alt dette. Vi kan også tilpasse disse raske handlingene.

raske handlinger

Gå inn på innstillinger med tannhjulet i rullegardinmenyen på venstre side av skjermen. Her finner du Alternativer-menyen for å sveipe. Med dette vil du gå inn i et nytt skjermbilde der du kan velge handlingen når du skyver til høyre og når du skyver en melding til venstre. Klikk på alternativet Endre for å velge handlingen til hver gest: slett, arkiv, merk som lest, flytt til mappe, merk, utsett, les og arkiv eller ingen handling.