Tips: ute av kontoret på ferie

Vil du at datamaskinen din skal fungere for deg mens du er på ferie? Du kan kanskje ikke få ham til å gjøre alle oppgavene, men det kan hjelpe deg til å hvile mer fredelig. Hvis du drar på tur (noe ganske vanlig på denne tiden av året), vil du kanskje automatisk varsle de som sender deg e-post. På denne måten vil de motta et svar med teksten du ønsker når de sender deg en melding. Men det kan være noe sånt som " Jeg skal være på ferie til i dag" ¦ I mellomtiden kan du kontakte "¦ "

Vel, det vil ta noen minutter å gjøre det. Men på denne måten kan du nyte resten med roen å la alt være bundet og godt bundet. Bare følg de neste trinnene ”¦

Hvis du jobber i et selskap som har en avansert posttjeneste, har du kanskje et alternativ som allerede er opprettet for dette formålet. Ved hjelp av det mest populære e-postprogrammet, Microsofts Outlook, finnes dette alternativet i Verktøy-menyen og kalles "Out of Office Assistant." Hvis dette er ditt tilfelle, er prosessen mye enklere og automatisk.

Hvis dette alternativet ikke vises i Verktøy-menyen, kan du også nyte det. Selv om det i dette tilfellet bør avklares at meldingen bare sendes automatisk når du laster ned e-post fra Outlook og på samme datamaskin som du har programmert den.

For å generere denne automatiske responsen må du følge følgende trinn før du reiser:

1) Skriv automatisk svarmelding . Opprett en ny melding (velg Ny i verktøylinjen eller skriv Ctrl + U) og skriv både emnet og brødteksten til meldingen som vil bli sendt til alle personene som skriver til deg under ditt fravær. For eksempel kan vi sette noe sånt som " Fra 1. august til 15. august vil jeg være utenfor kontoret for ferie. Av denne grunn vil jeg ha begrenset tilgang til e-posten min. Ta kontakt med Mr. Pérez på telefon XXX eller via e-post "¦ "

Når meldingen er skrevet (ikke glem å sette et emne, for eksempel "automatisk svar" "fraværende for ferie"), lagre endringene. Denne meldingen går til mappen Kladder. Åpne den mappen, velg meldingen (ikke åpne den, bare velg den med venstre museknapp) og gå til Fil-menyen og velg "Lagre som" ¦ "

En dialogboks vises der du kan velge et filnavn og utvidelse. Velg et navn som du senere vil huske. Det er viktig at du velger "Outlook-mal" i alternativet "Lagre som type". Du gir den for å lagre og går til neste seksjon.

2) Lag en regel i e-postprogrammet ditt . En regel er en automatisk oppførsel som programmet utfører når det mottar eller sender en bestemt melding. Dette fungerer for dette trikset, men også for mange andre muligheter. For eksempel kan du automatisk slette eller lagre meldinger fra en person eller med en bestemt tekst i emnet i en mappe.

Velg "Regler og varsler" i Verktøy-menyen. Trykk på "Ny regel" -knappen og velg følgende alternativer "Start fra en tom regel" og "Sjekk meldinger når de kommer". Klikk på Neste.

I trinn 1 må vi velge forholdene. Vi skal forklare vilkårene for å velge slik at meldingen når hele verden, men hvis du bare vil sende denne høytidsmeldingen til visse mennesker, er det bare å velge andre alternativer for å tilpasse prosessen. Velg "hvor navnet mitt er i Til eller CC-boksen" og klikk Neste. I det andre vinduet velger du "svar ved hjelp av en bestemt mal". Og klikk på uttrykket "en bestemt mal" for deretter å velge malen du nettopp opprettet. Hvis det ikke vises i vinduet, velger vi "Brukermaler i filsystemet" i rullegardinmenyen "Søk i".

Klikk Åpne og deretter Neste for å gå til unntaksvinduet. Her kan du tilpasse noen unntak basert på mange variabler. Når du er ferdig, klikker du på Neste. Til slutt tilordner du et navn til regelen og velger å aktivere det nå eller ikke. Hvis du fortsatt ikke vil aktivere den, kan du gjøre det senere. Til slutt klikker du Fullfør.

3) Vi skal på ferie . Nå er det på tide å aktivere regelen du nettopp opprettet. Gå tilbake til Verktøy-menyen og velg "Regler og varsler". Den opprettede regelen skal vises her. For å aktivere den, bare velg den i boksen til venstre for linjalen. Trykk på Godta og ta koffertene. Fra nå av når du kobler deg til e-posten, vil du automatisk sende feriemeldingen til alle som skriver deg på disse datoene.

Lær mer om hvordan du bruker Out of Office Assistant på denne siden fra Microsoft.