Hvis du er en av dem som bruker e-post som ditt daglige brød, er vi sikre på at Outlook er et av favorittverktøyene dine . Det er veldig praktisk for å håndtere strømmen av daglig kommunikasjon. Men det er også et nyttig system for å følge med på agendaen og oppgavene våre.
Hvis du trenger å gjøre alle tre samtidig, kan det være lurt å bytte til dette verktøyet. Imidlertid er det allerede i dag systemer for å gjøre alt i skyen. Vi snakker om Google, Gmail og Google Kalender .
Men hvis du foretrekker klassikeren, kan vi kanskje hjelpe deg med å oppdage noen funksjoner som er grunnleggende, men du vil sikkert ikke se det med det blotte øye . Her er fem Outlook-funksjoner for å få mest mulig ut av det.
1. Hurtigtaster
Hurtigtaster er en funksjon som er tilstede i alle programmene i Office-pakken. Hvis du lærer dem (noen jobber for alle programmer likt), kan du øke hastigheten på arbeidet ditt. I Outlook kan du finne følgende nyttig
- Ctrl + R : Svar på en e-post.
- Ctrl + Shift + M : Opprett en ny e-post.
- Alt + R : Svar alle. Den brukes også til å endre kalendervisningen til det ukentlige formatet.
- Alt + W : Les følgende e-post.
- Ctrl + M : Send og motta e-postmeldinger.
- Alt + S : Send en e-post.
- Ctrl + G : Åpne alternativet "Gå til dato" for å gå til en bestemt dag i kalenderen
- Alt + N, A, F : Sett inn et vedlegg.
- Ctrl + 2 : Gå til kalenderen.
2. Reglene for klassifisering av post
Hvis du mottar mange e-poster om dagen, er det viktig at du vet hvordan du kan klassifisere e-posten. Visste du at Outlook inkluderer en funksjon for å klassifisere dem med faste regler? Det handler om at e-postmeldingene automatisk flyttes til mappene du trenger , at visse meldinger fra en avsender blir merket som ventende oppgaver eller at spesifikke lyder spilles av for en bestemt person.
Mulighetene er uendelige, så du må konfigurere nøyaktig hva du trenger og se effektiviteten over tid. For å få tilgang til dette alternativet, gå til Outlook, og klikk på ikonet Regler i verktøylinjen .
3. De raske varene
Hvor mange ganger skriver du det samme om og om igjen? Hvis du vanligvis legger til bestemte elementer eller tekster på en fast måte i noen av e-postene dine, vil det være praktisk hvis du lar deg hjelpe av Quick Elements-funksjonen . Det handler om å lagre elementene når du skriver dem.
Velg den, og velg deretter Sett inn> Hurtige deler. Du kan også bruke snarveien Alt + F3. Gi det et navn for å identifisere det, og sett det inn så mange ganger du trenger det.
4. Blokkering av spam-avsendere
Og hva med alle e-postene fra avsendere som vi ikke en gang vil se i maleriet? Spam gjør ingenting annet enn å komplisere og hindre arbeidet vårt . Det vi anbefaler nå er at du benytter deg av denne andre funksjonen som Outlook har, og som lar deg blokkere alle de avsenderne som ikke interesserer deg.
Du kan aktivere dette alternativet fra verktøylinjen ved å klikke på Spam-alternativet. Herfra kan du aktivere alle reglene. Men hver gang du mottar en e-post kan du gjøre det derfra . Bare legg avsenderen til denne svartelisten, så plager den deg ikke lenger.
5. Maler
Og vi avslutter med en annen ressurs som du kanskje ikke kjente: maler. De vil være nyttige hvis du sender mer eller mindre lignende meldinger til alle. Dermed er det å stole på en god malrespons eller forsendelse . Du vil øke hastigheten på arbeidet ditt betydelig, og du vil ikke lenger være lat til å svare på alle e-postene du har ventet på.
For å lage en mal, gå til Start> Ny> Ny e-post . Skriv innholdet du er interessert i, og gå deretter til Fil> Lagre som. Du må lagre dette dokumentet som "type" og velge Outlook-mal. For å bruke den, må du gjenopprette den. Du kan gjøre det så mange ganger du trenger.