10 nyttige triks for å mestre Excel

10 nyttige triks for å mestre Excel

Å bevege seg rundt i Excel som en fisk i vann er viktig hvis du vil fremme arbeidet ditt. Selv om det er sant at vi i dag har flere alternativer for å lage regneark, er Microsofts fremdeles et av de kraftigste verktøyene for å lage datafiler .

Det vi foreslår i dag er ti enkle, men praktiske Excel-triks som vil hjelpe deg med å mestre dette nyttige verktøyet . Eller i det minste å starte. De vil hjelpe deg med å administrere filene og dataene dine på en mer smidig måte og uten å måtte komplisere deg selv.

Her er  10 nyttige tips for å mestre Excel . Vi har brukt den nyeste versjonen av Excel 2016 som grunnlag for de fleste opptakene, selv om de fleste tipsene også fungerer med tidligere versjoner av programmet.

Flytt data i Excel

1. Flytt data

La oss starte med noe grunnleggende. Overfør data fra en celle til en annen . En av handlingene vi utfører mest når vi jobber med et Excel-dokument. Det er faktisk en veldig grunnleggende gest, men en som skal være kjent.

Dermed, hvis det vi ønsker er å flytte en kolonne med alle dataene den inneholder , ville det være nok å velge den og flytte musen til kanten, til et pilekors vises. Da er det bare å dra kolonnen for å plassere den på rett sted. Hvis vi også vil kopiere disse dataene, vil det bare være nødvendig å trykke på kontrolltasten. Og så dra.

Når vi har valgt en Excel-kolonne, flytter du bare markøren til en av kantene til krysshårene vises, og drar deretter kolonnen

Velg alt i Excel

2. Velg alle

Når du må velge en hel datatabell i Excel, kan arbeidet være veldig tungvint. Spesielt hvis dokumentet er stort. Nytten ved å velge alt er veldig praktisk når du for eksempel eksporterer data til en annen tabell. Det eneste du må gjøre hvis du bruker en versjon før Excel 2016, er å trykke på tastekombinasjonen Control + A. Deretter kan du utføre alle handlingene du vurderer (kopier, klipp ut ...). Hvis du bruker Excel 2016, er snarveien som har fungert for oss  Control + Shift + mellomromstasten.

Du bør også vite at det er en enda raskere måte å velge alt som fungerer i disse versjonene. Og det er å trykke på pilen som er rett i hjørnet av Excel-tabellen (over tallet 1 og ved siden av bokstaven A). Bare ett klikk er nok. Det er ikke et av de smarteste Excel-triks langt fra det, men det vil spare deg for tid.

Excel Quick Access Toolbar

3. Legg til rask tilgang til et verktøy

Hvis du regelmessig jobber med Excel, vil du vite hvor viktig det er å ha alle verktøyene for hånden . Ellers er mye tid bortkastet, og du bruker mer tid på å finne knapper og snarveier enn å gjøre ditt eget arbeid. Så hva gjør vi?

Vel, veldig enkelt. Lag raske snarveiknapper for verktøyene vi bruker mest. I prinsippet vil du med den opprinnelige versjonen av Microsoft Excel ha tre hurtig tilgangsknapper , som du finner øverst på menyen. De er Lagre, Angre skriving og Gjør om skriving.

For å endre eller legge til nye snarveier, er alt du trenger å gjøre å få tilgang til delen Fil> Valg> Hurtig tilgangslinje . Legg til knappene du anser som passende, og fjern de som ikke er nyttige for deg. Når du er ferdig, velger du OK.

Excel-verktøylinjen

Et annet alternativ for å få tilgang til denne funksjonen er å klikke på knappen med pilen rett til høyre for hurtigkommandoknappene. Deretter åpnes en hurtigmeny med de vanligste tilgangene vi kan plassere. Hvis du klikker på "Flere kommandoer ...", åpner vi alternativvinduet som vi snakket om like før.

Excel-alternativer

4. Begrenser dataene som kan legges inn i regnearket

Tenk deg at du jobber med data, og de beveger seg bare i en serie verdier. For eksempel med pristabeller hvis maksimale verdi aldri vil overstige 10 000. I lignende tilfeller kan det være gunstig å sette en rekke begrensninger på innspill av data slik at en advarsel vises hver gang vi går utenfor dette området.

For å gjøre dette må du gå til Data-alternativet øverst og deretter Datavalidering. I kategorien Konfigurasjon kan de forskjellige grensene etableres, både gjennom numeriske verdier og lengden på teksten som gjør at vi kan komme inn i cellen. Hvis vi deler arbeid med andre mennesker (eller ønsker å sette en påminnelse), kan vi inkludere en inngangsmelding og tilpasse selve feilmeldingen.

5. Skjul rader

Et annet nyttig Excel-triks som kan gi oss mye spill er å skjule rader som vi ikke vil være synlige. Det er at du kan skjule noen kolonner med resultater som ikke er interessante eller som kan / bør forbli private . Dette er spesielt nyttig når du deler et arbeidsdokument, men som det ikke er viktig å se "bakrommet" på.

For å skjule rader, er det best å velge cellene det gjelder, og deretter klikke på kombinasjonen Control og 9. Du vil se at de forsvinner umiddelbart. Hvis du vil gjenopprette dem, har du det ganske enkelt. Du må bare kombinere følgende taster: Control + Shift + 8 . De vil vises igjen umiddelbart.

fuzzy search utmerker seg

Fuzzy Search View i Excel 2010

6. Utfør et grovt søk

Som navnet antyder, er uklare søk en mekanisme for å finne elementer eller verdier som vi ikke er helt klare eller som vi ikke husker med presisjon. Vanligvis trenger du bare å trykke Control + B for å utføre et søk i Microsoft Excel . En meny aktiveres umiddelbart slik at vi kan angi parametrene.

Hvis du ikke er sikker på hva du leter etter, kan du bruke spørsmålstegnene og stjernen . Den første brukes til å representere et tegn, og stjernen kan representere en eller flere.

Sett inn flere rader eller kolonner i Excel

7. Legg til flere rader eller kolonner samtidig i Excel

Det kan være tilsynelatende enkelt å sette inn en ny rad eller kolonne. Men hva skjer når vi trenger å legge til mer enn en rad eller kolonne, og vi ikke vil kaste bort tid? Ikke bekymre deg, du trenger ikke å gjenta operasjonen flere ganger. I dette tilfellet er alt du trenger å gjøre å velge antall rader eller kolonner du vil ha (to eller flere, i dette tilfellet).

Høyreklikk deretter på de uthevede radene eller kolonnene. Hva du må gjøre neste er å velge Sett inn alternativet i rullegardinmenyen . Straks radene eller kolonnene har blitt lagt til, til venstre for den du opprinnelig valgte.

utmerke seg kommentar

Kommentarvisning i Excel 2010

8. Sett inn en kommentar i en celle

Å sette inn kommentarer i en celle kan være veldig nyttig hvis vi jobber med et samarbeidsdokument eller skal sende det til noen. Eller selv om vi, ved å lage dokumentet alene , ønsker å inkludere veiledningsmerknader for senere revisjoner.

Lag en kommentar i Excel

For å sette inn en kommentar, ville det være nok å plassere oss på cellen som interesserer oss og trykke på Skift-tasten og F2 . Du vil se at en liten boks er aktivert der du kan inkludere all teksten du trenger. Denne boksen kan endres ved å dra musen på et av grensepunktene.

Når du er ferdig med kommentaren, vil den forsvinne fra standardvisningen og vises med et lite ikon i selve cellen . Hver gang du holder markøren over den, vises markøren igjen. For å redigere eller slette kommentaren klikker du for øvrig bare med høyre museknapp og velger alternativet.

9. Bla raskt

Å navigere gjennom et datatungt Excel-dokument kan ende opp med å bli veldig kjedelig. Det beste du kan gjøre i disse tilfellene er å bruke hurtignavigasjonssnarveien. Trykk på kontrolltasten samtidig som du trykker på en hvilken som helst annen piltast på tastaturet . Du vil se at bevegelsen er rask og smidig. Det interessante med denne måten å bevege seg på er at den bare gjør det mellom celler som har data, så du vil raskt hoppe over de som er tomme.

Skriv inn nummer null Excel

10. Inkluder verdier som begynner med 0

Og vi avslutter med et enkelt Excel-triks, men veldig nyttig i visse tilfeller. Vanligvis når vi legger til en verdi som starter med null, fjerner Excel den. Alt du trenger å gjøre i disse tilfellene er å inkludere et tilbud før første null . Så lett. Når nummeret er tastet inn, vises det uten anførselstegnet og med null.

Dette er bare noen av Excel-triksene vi kan oppdage når vi bruker programmet. Det skjuler mange flere, og med et økende nivå av kompleksitet.