Outlook er et av de mest populære e-postverktøyene . Vi har brukt dette programmet i mange år for å administrere e-posten vår. Ikke overraskende er det et effektivt system, utstyrt med utallige verktøy som hjelper oss mye med å bli organisert.
Og det er at i tillegg til å fungere som en skuff for e-posten vår, fungerer Outlook også som en agenda og lar oss konfigurere varsler for enhver hendelse eller oppgave . I dag satte vi oss for å svare på 20 praktiske Outlook-spørsmål. Vi håper du finner dem nyttige.
1. Kan jeg bruke hurtigtaster?
Selvfølgelig. Dette er en av de mest praktiske funksjonene som alle programmene i Microsoft Office-pakken har. Hvis du lærer deg disse hurtigtastene, kan du administrere e-postene dine raskere . De mest brukte er følgende:
- Alt + S : Send en e-post
- Ctrl + R : Svar på en e-post
- Ctrl + M : Send og motta e-post
- Alt + W : Gå til neste e-post eller bytt til ukentlig kalendervisning
- Alt + R : Svar alle eller bytt til ukentlig arbeidskalendervisning
- Ctrl + G : Åpne boksen "Gå til dato" for å hoppe til dagen vi vil ha i kalenderen
2. Er det mulig å slette meldingene som ikke interesserer meg på en mer automatisk måte?
Ja, og det er en god måte å administrere meldingene dine raskere på. Alt du trenger å gjøre er å opprette en regel. Hvis du for eksempel vil slette meldinger fra en bestemt avsender, trenger du bare å gjøre følgende: Klikk på meldingen med høyre museknapp og velg deretter Opprett regel. Merk av for Slett og angi avsenderen . Ikke glem å klikke på Opprett regel eller OK når du er ferdig.
3. Er det mulig å lage en eller flere signaturer for e-post?
Selvfølgelig. Det er en av de mest klassiske funksjonene i Outlook. Hvis du vil opprette en signatur eller forskjellige signaturer for e-postene dine, må du gjøre følgende: skriv en ny e-post, åpne en ny melding. Klikk på Signatur- knappen for å konfigurere den: du har muligheten til å legge til så mange du vil.
Når du vil legge den til e-posten, må du bare klikke på den slik at den settes inn automatisk . Gjenta den samme prosessen for alle signaturene du trenger å inkludere.
4. Hvordan kan jeg spare tid på å skrive meldinger?
Det er en funksjon som lar oss sette inn visse raske elementer i teksten. De kan være setninger eller fragmenter du ofte skriver. For å legge dem til en e-post automatisk, velg teksten og klikk på Hurtigelementer> Sett inn . Skriv inn et navn. Du kan sette inn dem når du vil, og du trenger ikke å skrive det om.
5. Hvordan setter du inn et bilde i posten?
Hvis du vil sette inn et bilde i en e-post slik at det vises med teksten du har lagt til, har du det også enkelt. I stedet for å legge til et vedlegg, klikk på Sett inn- menyen > Bilde eller utklipp. Bildet limes direkte inn i meldingen og du kan redigere og endre størrelsen på det som du vil.
6. Hvordan effektivisere søk?
Du kan ofte se etter det samme. For eksempel e-postene Marta sender deg. For å gjøre disse søkene mer effektive, kan du sette opp en søkemappe. Opprett en ny søkemappe , velg mellom forskjellige standardalternativer (bestemte personer, viktige e-poster ...) og konfigurer et tilpasset søk.
For å finne meldinger raskere, kan du også bruke filtre. Innenfor alternativet Filter e-post kan du velge Hjem-fanen og velge hvilken type e-post du vil se: de uleste, velg kategorier, med vedlegg eller de som er mottatt denne uken.
7. Kan jeg bedre organisere posten min?
Det er en seksjon du kan lage regler fra. Dette betyr at hvis du vil, kan du utføre forskjellige automatiske handlinger på e-posten din. Og dette vil gjøre ting mye enklere for deg. Bare klikk på menyknappen Regler og varsler .
Velg Ny regel for å konfigurere alternativet du vurderer . Du vil se at du kan merke meldingene til en bestemt person for oppfølging, flytte meldinger til bestemte mapper eller spille av bestemte lyder når du mottar e-post fra noen. Alternativene er veldig brede og fullt konfigurerbare.
8. Hva om jeg vil sende en melding uten å vise noen mottaker?
Det er en veldig enkel gest, men mange glemmer det. Og dette skjer veldig ofte. Hvis du vil sende meldinger uten å vise mottakere, er alt du trenger å gjøre i Outlook å legge til alle mottakerne i Bcc-boksen i stedet for CC. På denne måten vil ingen se hvem andre som har mottatt meldingen.
9. Kan en e-post planlegges sendt til et bestemt tidspunkt?
Det er ganske enkelt å planlegge en e-postmelding. Gå til Delay delivery-knappen i den aktuelle meldingen. Herfra kan du velge når du vil sende meldingen og mange andre alternativer. På denne måten kan du levere meldingen din når du vil.
10. Hvordan konfigurerer jeg et automatisk svar?
Det er ferietid, så du må sette opp klassiske autosvarmeldinger. De er veldig nyttige for å advare kontaktene våre om at vi ikke vil være tilgjengelige i løpet av visse dager. For å konfigurere det, velg Fil> Automatiske svar> Send automatiske svar.
Du kan angi et bestemt intervall for at disse meldingene skal sendes automatisk. Selv om du også kan deaktivere svarene manuelt. I området I organisasjonen min må du skrive svaret som interesserer deg og klikke OK.
11. Har jeg muligheten til å legge til notater eller påminnelser?
Selvfølgelig har vi allerede antydet at Outlook er et veldig nyttig verktøy for å administrere e-post, men også for å fungere som assistent. Du kan legge til notater ved å klikke på følgende snarvei Ctrl + Shift + N . Du vil se at umiddelbart vises en slags notat som ligner på en post-it, som du kan henge i hvilket som helst rom.
I prinsippet har den en gulaktig tone, som den virkelige post-its , men du kan endre tonen med den fargen du ønsker. Da kan du administrere disse notatene slik det passer deg.
12. Kan jeg lage en distribusjonsliste?
Ja, det er et veldig praktisk alternativ å unngå å måtte legge til de samme avsendere som alltid i en e-post eller distribusjonsliste. Innenfor navnerommet, velger du navnet på kontaktgruppen.
Deretter må du velge de forskjellige medlemmene. Du kan gjøre det fra kontaktboken. Lagre og lukk deretter. Distribusjonslisten din vil allerede være opprettet, og du kan sende de vanlige meldingene du vil ha .
13. Hvordan sparer jeg plass?
Tregheten fra dag til dag gjør at meldingene akkumuleres mange ganger. Innen Fil-delen vil du ha forskjellige alternativer, som du kan se ved å klikke på Rengjøringsverktøy-knappen. Her finner du Mailbox Cleanup, Empty Deleted Items folder og Archive . Bruk dem regelmessig for å holde orden på alt.
14. Kan jeg bruke Gmail i Outlook?
Svaret er ja. Og det vil være nyttig hvis du foretrekker å bruke Outlook til å organisere deg selv. Åpne Gmail og klikk på Innstillinger-delen. Velg deretter Aktiver IMAP-alternativet i kategorien Videresending og POP / IMAP-post . Lagre endringene.
Deretter må du få tilgang til e-postadressen din og legge inn informasjonen som tilsvarer kontoen. Du har dataene du trenger nedenfor. Få tilgang til kontoinnstillinger i File for å angi dem og begynne å nyte Gmail-e-posten din i Outlook.
15. Hvordan lage en sikkerhetskopi av e-postene mine?
Sikkerhetskopier er viktige hvis vi ønsker å bevare de viktigste e-postene. Spesielt hvis vi bruker dem til jobb. Velg Fil> Åpne> Importer. Velg alternativet Eksporter en fil. Velg Outlook-datafil (.pst) og klikk Neste.
Velg kontoen / mappen du vil sikkerhetskopiere, velg et sted å lagre filen og klikk OK. Du kan også passordbeskytte den.
16. Hvordan lage maler?
Åpne en ny melding og skriv malen du ønsker. Det bør være en tekst du sender ofte, og som du i denne forstand ikke trenger å gjenta. Når du er ferdig, velger du Fil> Lagre som> Lagre som type> Outlook-mal . Skriv inn et malnavn og lagre.
For å bruke malen, i Outlook, gå til Hjem> Ny> Nye elementer> Flere elementer og velg skjema . Trykk på Se i> Brukermaler i filsystemet. Du vil se at malmappen åpnes, og du må redde den mest passende. Velg Åpne, legg til mottaker og send.
17. Hvordan holde agendaen mer synlig?
Outlook-kalenderen er veldig nyttig, men for å få tilgang til den, må du søke litt. Et interessant alternativ er å laste ned dette tillegget, som lar deg installere agendaen som bakgrunn på datamaskinen din . På denne måten vil du ha alle avtaler og oppgaver i sikte. Det heter Outlook On Desktop og må lastes ned som en ekstra.
18. Kan jeg gruppere meldingene?
Med Gmail er vi vant til å se meldinger gruppert etter samtaler. Heldigvis kan du gjøre det samme i Outlook. For å gruppere meldingene dine, gå til visningsfanen og velg alternativet Vis som samtaler. Inne kan du "Organisere etter" og velge forskjellige måter å konfigurere e-postene dine på.
19. Kan jeg konfigurere forskjellige visninger?
Selvfølgelig. Outlook lar deg konfigurere visningene i e-postinnboksen din slik du vil. Så du kan bestemme om du vil se en forhåndsvisning av meldingene, velge å ikke åpne dem eller velge en vertikal høyre, venstre eller horisontal visning. Alternativene er flere, så hvis du vil teste den konfigurasjonen som passer best til din arbeidsrytme, er det best å få tilgang til Vis-delen.
20. Hva om jeg bare vil motta varsler om de viktigste meldingene?
Hvis du er to som mottar dusinvis og dusinvis av meldinger om dagen, kan det være interessant å konfigurere et alternativ for å motta bare de viktigste meldingene. Gå til Fil> E-post og gå til seksjonen Ankomst av meldingen. Vi anbefaler at du konfigurerer denne delen slik at den kun mottar varsler om hva som interesserer deg. Samtidig har du muligheten til å konfigurere hvordan du vil at skrivebordsvarslene skal være.