Slik slår du på automatisk svar utenfor ferien i Outlook

internettferie 01

Hvis du drar på ferie, må du la alt være bundet og godt bundet. Hvis du vanligvis kommuniserer med klienter, samarbeidspartnere og kolleger via e-post, vil det være nødvendig for deg å aktivere de såkalte automatiske svarmeldingene for å varsle dem om at du nyter en hvileperiode, og at du frem til din retur ikke vil være i stand til å svare på dem for å administrere deres forespørsel. . For bare noen få dager siden fortalte vi deg hvordan du aktiverer det automatiske svaret i Gmail . Men hvis du bruker Outlook , må du følge en annen prosedyre. Det tar bare noen minutter å sette opp det. Du vil se at det er veldig enkelt hvis du følger disse tipsene:

ferieutsikter

1) Hvis du bruker Outlook 2010, trenger du bare å åpne programmet og klikke på Fil- menyen > Informasjon> Automatiske svar .

2) Klikk på knappen  Automatiske svar og velg alternativet Send automatiske svar . En oppsettsmeny blir raskt aktivert. En slags assistent der du kan skrive meldingen du vil sende til kontaktene dine.

3) Først, ja, du må velge hvor lenge du vil sende svaret utenfor kontoret til personene som kontakter deg. Du kan velge et datoperiode , for eksempel fra dagen du begynner å være på ferie til samme dag du kommer tilbake. Hvis du ikke angir en sluttdato , må du deaktivere sending av meldinger manuelt, gå tilbake over trinnene dine og endre innstillingene.

4) Nå kan du skrive meldingen din. Nederst på menyen finner du en hvit rute der du kan legge til teksten, hvis du vil ved å redigere skrift, størrelse og farger og legge inn en lenke, hvis du vil omdirigere avsenderne til et bestemt nettsted.

På dette punktet må vi fortelle deg at du kan konfigurere to typer meldinger . En for de som er innenfor organisasjonen din (hvis du vil indikere at du er borte, selv om de mest sannsynlig allerede vet det) og en for de som er utenfor, folk som ikke trenger å vite at du er på ferie, Med mindre du har varslet dem personlig.

5) Til slutt har du også muligheten til å lage regler slik at det automatiske svarssystemet er så effektivt som mulig og ikke blir en maskin for å bombardere meldinger til alle. Noen konfigurerbare alternativer tillater videresending av innkommende melding til en annen kollega som kan svare eller håndtere saken for deg, få meldingen videresendt til en annen Gmail- eller Hotmail-konto, slik at vi kan gjennomgå den gjennom våre private kontoer, slette meldinger fra bestemte avsendere eller organisere meldinger i mapper slik at når vi kommer tilbake til jobb, vil vi ikke finne oss i en helt kaotisk innboks.

For å legge til noen av disse reglene (det er dusinvis av alternativer for å klassifisere og administrere meldinger mens vi er borte), trenger du bare å klikke på Legg til regel eller Rediger regel-knappen for å endre den.

Foto av: Rick Scully og TripShake